本届北京论坛志愿者合影 本届北京论坛志愿者合影
11月3日早上6点25，第一批志愿者们便赶到了钓鱼台国宾馆，负责布置会场和一些前期的安排和整理工作，各司其职。
从2004年到2017年，北京论坛已经举办了十四届，而每年的成功举办都离不开众多志愿者和工作人员的支持。今年的北京论坛会务志愿者共有39人，同传收发组5人、交餐组6人、送机组2人、新闻1人、会场组20人、注册组5人。
对外交流中心的刘昕果老师已经是连续13年参与协助北京论坛的会务筹备工作了，而部分志愿者的工作统筹也是他的任务之一。他评价道：我们在北京论坛会议中招募的志愿者越来越远国际化了。在本次会议的志愿服务团队中，有来自英国、日本、加拿大、泰国、韩国的北大学生，他们能用包括中文、英文、本国语言在内的三门以上语言进行沟通和交流，这样的志愿者服务团队能更好的为北京论坛这样高规格的国际会议提供服务。“可以说，很多志愿者是跟着这个论坛成长起来的。”刘晴老师负责本次的志愿者招募工作，补充道，“今年志愿者队伍里有一位韩国留学生，最初是他的在读本科的姐姐推荐他参加了北京论坛的志愿者工作，后来他又介绍了同样在北大留学的哥哥一起参加”。日本留学生溝渕真一以前没有做过志愿服务，“所以想做一次，体验一次”，而他也在本次北京论坛的志愿服务中发现了一些有趣的事情，“平时上课都是教授给学生上课，第一次感受到教授面向其他专家的报告状态，感觉特别有意思。”
如今，北京论坛已经是国际学者交流思想和观点的学术盛会，今年的论坛志愿者招募一如既往得到了同学们的广泛响应，招募启事发布后的一周内就有100多人报名。2014年开始的志愿者面试还进行了新的尝试，过去的面试官是由交流中心的老师担任，后来特地请来了以前的学生志愿者参与这项工作，“有经验的老志愿者们也许更加知道在自己参与过的志愿服务岗位上需要什么样的同学”，同时，提供给同学们一个接触社会、体验大型活动的组织管理平台，让志愿者工作更有延续性。“学到了很多课堂上学不到的东西，这样的身份换位让我知道自己以后再面试是应该注意什么。”担任面试官的刘晴说。“这次没能入选北京论坛志愿者的同学，他们的特质在面试过程中都被记录下来，比如说有些同学可能会比较适合团队接待工作，有些同学可能比较适合写新闻稿。以后其他会议组织中遇到适合的能让他们大展身手的岗位，这些资料将提供参考。”刘晴在面试时几乎记下了每一位学生的名字和特质，仅仅一面之缘，培训会上她却能准确叫出志愿者的名字，这让不少同学也倍感亲切。
对于志愿者的培训，多年来对外交流中心也在不断地完善相关经验，会场安排从一开始的口口相传命令式的工作布置到如今形成了一套规范化、高效化、简洁化的闭环程序，做到定人、定岗、定点、定时。“会务筹办其实是一个立体的过程，很像一个立体的模型，会议开始前需要我们真实模拟一遍会议的全部流程，这样才能准确、细致地把每一个岗位的志愿者任务安排好。天下大事必作于细，再小的事也不能放过，只有这样才能保证会议的顺利举办。”教育学院的荣怡媛之前参加过许多志愿服务工作，例如看望感染艾滋病的儿童、北京冬奥会宣讲团的现场拍摄等，但她对本次北京论坛的组织印象更加深刻，“每个环节衔接流畅，离不开老师们对整体局面的把控，志愿者每一个时间点该出现在哪里，每一个环节应该做什么事情，老师都在工作任务单上描述得得非常的清楚，团队的氛围特别好。”虽然要早起做一天的工作，但能参加这样高规格的志愿活动，荣怡媛感到很激动。她负责的中非合作的分论坛涉及了高等教育和国际化方面的话题，正好与她的专业相关，专家观点也给了荣怡媛很大的启发。
对外交流中心的老师们非常希望志愿活动能给志愿者们提供一个面向社会、学习组织管理的机会，对国际会议的承办、组织和安排有更多的了解， 国际会议的承办工作“就像有一幅图片‘冰山一角’，往往大家只看到露出来的部分，水下很大一部分其实是看不到的，而同学们在会务志愿者工作中能看到或者参与到幕后的大部分过程，实际上就是在增长见识、积累经验，这对同学们以后走向社会是非常有帮助的。” 考虑到微信平台受众广、传播信息快的特点，对外交流中心也建立了一个学生志愿者微信群，利用微信平台凝聚志愿者团队，分享在志愿者工作中的管理经验，将来利用平台为同学们提供更多的参与对外交流活动的机会，作为在北大学习的重要补充。对外交流中心的老师们把这个微信群比喻为土壤，“感兴趣、有能力的同学集中在这，我们可以在这个土壤里面施肥灌溉，然后让志愿服务生根发芽成长壮大。”
除了北京论坛之外，对外交流中心多年来协助学校成功承办了很多大型国际学术交流活动，在刘昕果看来，这离不开学校各部门的通力协作和同学们的支持与配合，“在北大成长起来的志愿者们外语水平、语言表达和领悟能力等各方面都很优秀，在和同学们一起并肩作战的同时也不时让我们感受到了新的思想和新的活力”。 （校报记者 张守玉 夏昕鸣）